La facturation est l'une des obligations légales les moins bien comprises par les nouveaux chauffeurs VTC. Pourtant, ses règles sont précises — et les conséquences d'un manquement sont immédiates : 1 500€ d'amende par infraction constatée. Ce guide vous donne les règles exactes pour n'avoir aucune mauvaise surprise lors d'un contrôle.
1. BdC et facture : 2 documents distincts
La confusion la plus fréquente chez les nouveaux chauffeurs : confondre le Bon de Commande et la facture. Ce sont deux documents distincts, avec des fonctions et des obligations différentes.
- Le Bon de Commande (BdC) : document précontractuel, émis avant la prise en charge. Il informe le client des conditions de la course (tarif, trajet, identité du chauffeur). C'est une obligation issue de la Loi Grandguillaume (2017). Obligatoire pour toutes les courses, avec tous les clients.
- La facture : document comptable, émis après la course pour les clients professionnels (entreprises, associations) qui en font la demande. Obligatoire pour les transactions B2B. Facultative pour les particuliers (mais recommandée).
Un chauffeur peut très bien émettre un BdC sans jamais émettre une facture (s'il travaille exclusivement avec des particuliers). Mais il ne peut jamais faire l'inverse.
2. Le Bon de Commande : 7 mentions obligatoires
L'article L. 3122-2 du code des transports et ses décrets d'application précisent les mentions obligatoires du Bon de Commande VTC. Elles sont au nombre de 7 :
- 1. Numéro d'inscription REVTC de l'exploitant au registre national des VTC (distinct du numéro de carte professionnelle individuelle du chauffeur)
- 2. Numéro SIREN de l'entreprise (9 chiffres) — c'est le SIREN et non le SIRET qui est mentionné dans la réglementation des BdC VTC
- 3. Adresse du siège social de l'entreprise ou adresse personnelle pour les micro-entrepreneurs
- 4. Date et heure de la réservation (horodatage précis)
- 5. Lieu de prise en charge (adresse complète ou coordonnées GPS)
- 6. Prix estimé de la course (ou prix forfaitaire si convenu à l'avance) — doit être exprimé en euros TTC
- 7. Identité du chauffeur (nom et prénom) et caractéristiques du véhicule (marque, modèle, immatriculation)
Ces 7 mentions sont cumulatives — l'absence d'une seule rend le BdC non conforme et expose le chauffeur à l'amende de 1 500€.
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3. Quand émettre le Bon de Commande ?
Le BdC doit être émis et transmis au client avant la prise en charge. « Avant » signifie avant que le passager monte dans le véhicule. La loi ne précise pas le délai minimum, mais l'esprit du texte est que le client doit avoir pu prendre connaissance des conditions avant de monter.
En pratique, le BdC est envoyé au moment de la confirmation de la course :
- Course plateforme (Uber, Bolt) : la plateforme confirme la course à votre place, mais elle ne génère pas de BdC conforme à votre nom — c'est à vous de le générer. NVAIX le génère automatiquement dès la confirmation dans l'application chauffeur.
- Réservation directe : le BdC est envoyé par email ou SMS au moment où vous confirmez la réservation au client.
Le BdC doit être transmis sous une forme permettant au client d'en prendre connaissance (email, SMS, WhatsApp). L'envoi doit être conservé (preuve de transmission) pendant 5 ans.
4. La facture VTC : quand est-elle obligatoire ?
La facture est obligatoire dans deux situations :
- Client professionnel : toute entreprise, association ou professionnel indépendant qui vous commande une course pour des raisons professionnelles a le droit d'exiger une facture. Vous devez la produire sur demande, même si vous n'êtes pas assujetti à la TVA.
- Montant supérieur à 25€ TTC (pour un particulier) : au-delà de ce seuil, la facture doit être remise spontanément, sans attendre que le client la demande.
Une facture VTC conforme doit mentionner : vos coordonnées complètes (nom, adresse, SIRET ou SIREN), la date d'émission, un numéro de facture séquentiel, la description de la prestation (course du [date] de [A] à [B]), le montant HT, le taux de TVA applicable (ou mention d'exonération), et le montant TTC.
5. TVA pour chauffeur VTC : les 3 régimes
Le régime de TVA dépend de votre CA annuel et de votre statut :
- Franchise de TVA (CA ≤ 37 500€/an en 2026) : vous ne collectez pas de TVA. La mention obligatoire sur vos factures : « TVA non applicable, article 293B du CGI ». Vous ne récupérez pas non plus la TVA sur vos achats (carburant, entretien).
- TVA au taux réduit de 10% (CA > 37 500€/an en 2026) : les prestations de transport de personnes sont soumises au taux réduit de 10% (et non au taux normal de 20%). Vous devez collecter cette TVA, la déclarer et la reverser à l'administration fiscale. En contrepartie, vous récupérez la TVA sur vos charges professionnelles.
- Exonération de TVA (article 262 du CGI) : dans certains cas très spécifiques (transport de personnes handicapées sous convention), une exonération complète peut s'appliquer. Cas rare pour les chauffeurs VTC standard.
6. La réforme Factur-X : calendrier pour les VTC
La réforme française de facturation électronique impose progressivement l'utilisation du formatFactur-X pour tous les échanges B2B (entre professionnels). Cette réforme, basée sur la directive européenne et la norme EN 16931, s'applique aux chauffeurs VTC dès lors qu'ils facturent des clients professionnels.
Le format Factur-X est un fichier PDF hybride : visuellement identique à une facture PDF classique, mais avec des données structurées XML embarquées. Ces données permettent à vos clients de traiter vos factures automatiquement dans leurs logiciels comptables.
Calendrier pour les VTC et TPE :
- 1er septembre 2026 : tous les professionnels (y compris les chauffeurs VTC) doivent pouvoir recevoir des factures en format Factur-X. Obligation de réception uniquement.
- 1er septembre 2027 : les VTC, micro-entrepreneurs et TPE devrontémettre leurs factures B2B en format Factur-X via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). En 2026, vous n'êtes pas encore concerné par l'émission.
- Pour les clients particuliers : pas de changement — une facture PDF classique suffit, quel que soit le calendrier.
NVAIX génère automatiquement les factures au format Factur-X pour vos clients professionnels, sans aucune manipulation de votre part. Vous validez la course, la facture conforme est produite et envoyée.
7. Conservation et archivage des documents
La loi impose une durée de conservation minimale des documents comptables et des justificatifs des transactions :
- Bons de Commande : 5 ans selon le droit civil (preuve contractuelle), mais par prudence il est recommandé d'appliquer la même durée de 10 ans que pour les pièces comptables, afin de couvrir les obligations fiscales et commerciales simultanément
- Factures : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (art. L123-22 du Code de commerce — obligation fiscale et comptable)
- Preuve de transmission du BdC : conservez les emails envoyés, les accusés de lecture WhatsApp ou les historiques SMS — ils constituent la preuve que le BdC a bien été transmis avant la course en cas de contrôle.
Les documents peuvent être conservés sous forme numérique (pas besoin d'impression papier), à condition qu'ils soient lisibles, intègres (non modifiables) et récupérables à tout moment.
8. Automatiser avec NVAIX
La génération manuelle des Bons de Commande pour chaque course est la principale source d'erreur. Un template Word ou Excel modifié à la va-vite, une mention oubliée, un prix estimé non mis à jour — et c'est 1 500€ d'amende qui vous guette.
NVAIX automatise intégralement ce processus :
- Le BdC est généré automatiquement dès la confirmation de la course, avec les 7 mentions obligatoires pré-remplies depuis votre profil (numéro REVTC, SIREN, véhicule)
- Il est numéroté séquentiellement et horodaté avec précision
- Il est envoyé automatiquement au client par email ou WhatsApp avant la prise en charge
- Il est archivé dans un coffre-fort numérique accessible pendant 5 ans avec la preuve d'envoi
- La facture Factur-X est générée en un clic depuis les mêmes données, sans re-saisie
En cas de contrôle, vous accédez à n'importe quel BdC en 10 secondes depuis votre smartphone. Découvrez comment NVAIX gère votre conformité.